งาน “ส่งเอกสารสำคัญ–วางบิล–เก็บเช็ค” มักถูกมองว่าเป็นงานวิ่งเอกสารธรรมดา เรียกใครก็ได้ให้ไปส่ง แต่พอทำจริงไปสักพักจะเห็นว่า ความเสียหายไม่ได้เกิดตอน “ส่งไม่ทัน” เท่านั้น มันเกิดตอนเอกสารหาย เซ็นรับไม่ครบ วางบิลผิดรอบ นัดคู่ค้าแล้วคนไม่อยู่ หรือหนักสุดคือ “รับเช็คมาแล้วตรวจสอบไม่ทัน” จนกลับออฟฟิศมาแก้ไม่ได้
สิ่งที่หลายคนเข้าใจผิดคือคิดว่า เอกสาร = พัสดุชิ้นหนึ่ง ทั้งที่เอกสารทางบัญชีมี “บริบท” ติดมาด้วย เช่น เงื่อนไขเครดิต รอบวางบิล วิธีเซ็นรับ ชื่อผู้รับที่ถูกต้อง ไปจนถึงข้อกำหนดด้านความลับ และเมื่อเอกสารนั้นผูกกับเงิน (เช็ค/หนังสือรับรอง/สัญญา) ความผิดพลาดเล็ก ๆ จะกลายเป็นความเสี่ยงทางการเงินทันที
บทความนี้จึงไม่ได้ตั้งใจพาไป “เลือกที่ถูก” แต่จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่า งานของคุณควรใช้ผู้ให้บริการแบบไหน และขอให้ถูกจุดตั้งแต่แรก
ก่อนตอบว่า “เจ้าไหนดี” ต้องนิยามงานของคุณก่อน
คำว่า “ส่งเอกสารสำคัญ วางบิล เก็บเช็ค” มีอย่างน้อย 3 ระดับความยาก
ระดับที่ 1: ส่งเอกสารทั่วไป
เอกสารไม่ผูกกับเงินโดยตรง ขอแค่ถึงมือ ปลอดภัย และมีหลักฐานการส่ง
ระดับที่ 2: วางบิลตามรอบ
ต้องไป “ถูกที่ ถูกคน ถูกเวลา” และมักต้องรับเงื่อนไขเฉพาะ เช่น รับเฉพาะช่วงเช้า ต้องมีใบแนบครบ ต้องเข้าตามคิว ต้องใช้ตราบริษัท ฯลฯ
ระดับที่ 3: เก็บเช็ค/เอกสารที่ผูกกับเงิน
ความเสี่ยงสูงขึ้นทันที เพราะเกี่ยวกับการถือครองทรัพย์สิน การตรวจความถูกต้องเบื้องต้น และการส่งมอบกลับที่ทำงานแบบตรวจสอบย้อนหลังได้
ถ้างานของคุณอยู่ระดับ 2–3 จุดตัดสินใจจะไม่ใช่ “เรียกได้เร็วไหม” แต่เป็นเรื่อง กระบวนการควบคุม (control) และความต่อเนื่องของคนทำงาน มากกว่า
เกณฑ์คุณภาพที่คนมักไม่ถาม แต่ควรถาม (โดยเฉพาะงานวางบิล–เก็บเช็ค)
1) หลักฐานการส่งมอบ (POD) ที่ “ใช้งานได้จริง”
ไม่ใช่แค่แจ้งว่าส่งแล้ว แต่ควรมีข้อมูลที่ตามได้ เช่น ใครรับ เซ็นชื่ออะไร เวลาเท่าไหร่ แนบรูปได้หรือไม่ และค้นย้อนหลังสะดวกแค่ไหน
2) Chain of custody: เอกสารอยู่กับใครในแต่ละช่วง
งานเอกสารสำคัญควรรู้ว่าเอกสาร “ออกจากมือ A ไปอยู่กับ B” เมื่อไหร่ เพื่อลดพื้นที่สีเทาเวลามีปัญหา
3) ความสม่ำเสมอของคนวิ่งงาน
งานวางบิลจำนวนมากพังเพราะ “เปลี่ยนคน” ไม่ใช่เพราะรถติด คนเดิมจะรู้จุดรับเอกสาร รู้ชื่อผู้ประสานงาน รู้กติกาหน้างาน และแก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้เร็วกว่า
4) ระบบสั่งงาน/รวมงาน/ออกเอกสารภาษี
องค์กรส่วนใหญ่ไม่ได้แพ้ที่ค่าบริการต่อเที่ยว แต่แพ้ที่เวลาประสานงาน กระดาษหลุด และตามเรื่องไม่จบ บริการที่รองรับการสั่งงานเป็นทีม ออกใบแจ้งหนี้เป็นรอบ หรือเชื่อมระบบ จะทำให้ต้นทุนจริงลดลง
10 บริษัทที่ให้บริการส่งเอกสาร–วางบิล–เก็บเช็ค (เลือกให้เหมาะกับรูปแบบงาน)
หมายเหตุ: รายชื่อด้านล่างตั้งใจรวมทั้ง “ผู้ให้บริการแมสเซ็นเจอร์สายบัญชี” และ “แพลตฟอร์มส่งด่วน” เพราะในชีวิตจริงหลายบริษัทใช้ผสมกัน—งานเสี่ยงสูงใช้ทีมเฉพาะทาง งานเร่งด่วนใช้แพลตฟอร์ม
1) TD Express
บริษัทเก่าแก่อายุเกือบ 30 ปี มีบริการแมสเซ็นเจอร์สำหรับ ส่งเอกสารด่วน เก็บเช็ค วางบิล และมีบริการแบบรายเที่ยว รายครั้ง หรือรายเดือน ปลอดภัยและไว้วางใจได้
2) OF Messenger
โฟกัสงานภาคธุรกิจ มีบริการที่ระบุชัดเรื่อง รับส่งเอกสาร รับเช็ควางบิล และมีทีมขนาดใหญ่ เหมาะกับองค์กรที่ต้องการความต่อเนื่องและกำลังคน
3) AR-GO
มีบริการในเชิง “ส่งเอกสาร วางบิล รับเช็ค” และมีตัวเลือกแบบรายเดือนประจำสำนักงาน เหมาะกับทีมธุรการ/บัญชีที่อยากได้รูปแบบการทำงานคงที่
4) Uinfo
สื่อสารชัดเรื่องบริการแมสเซ็นเจอร์ วางบิล เก็บเช็ค และมีระบบติดตามงาน เหมาะกับบริษัทที่เริ่มจริงจังกับการตรวจสอบสถานะและการทำงานเป็นกระบวนการ
5) Pivot
ระบุบริการ รับ-ส่งเอกสาร รับเช็ควางบิล และมีทั้งรายวัน/รายเดือน เหมาะกับบริษัทที่ต้องการ “คนวิ่งงาน” ในบางวันหรือบางช่วงงานหนา
6) Deliver.co.th
เน้นงานเอกสารลักษณะปฏิบัติการ และระบุชัดว่าทำ วางบิล รับเช็ค รวมถึงงานเอกสารเฉพาะทาง (เช่น งานราชการ/งานสายเรือ) เหมาะกับเคสที่งานไม่ใช่แค่ไปส่ง แต่ต้อง “ไปทำเรื่อง”
7) KS Express Group
มีหน้าบริการที่ชัดเจนเรื่อง แมสเซ็นเจอร์ วางบิล รับเช็ค ทั้งกรุงเทพฯ–ปริมณฑล และระบุรูปแบบแพ็กเกจ/ประจำออฟฟิศ เหมาะกับบริษัทที่มีรอบวางบิลแน่นและต้องการวางระบบให้ทีมบัญชี
8) GrabExpress
เหมาะกับงาน “ส่งเอกสารเร่งด่วน” ในเมือง โดยเฉพาะงานที่ไม่ต้องการกระบวนการวางบิลซับซ้อน แต่ต้องการเรียกส่งได้ทันทีผ่านแอป
ข้อควรคิดสำหรับงานเก็บเช็ค: ถ้าจะใช้จริง ควรกำหนดวิธีรับ–ส่งมอบและหลักฐานให้รัดกุม เพราะโมเดลแพลตฟอร์มเน้นความเร็วมากกว่ากระบวนการบัญชี
9) Lalamove
เป็นอีกตัวเลือกสำหรับงานส่งด่วนและมีข้อมูลบริการ/เงื่อนไขการจัดส่ง รวมถึงการคิดค่าบริการแบบมีรายการเสริมต่าง ๆ เหมาะกับงานเอกสาร/พัสดุที่ต้องการความยืดหยุ่นของประเภทรถ
10) Skootar (แมสเซ็นเจอร์/วางบิล/เก็บเช็ค)
มีหน้าบริการระบุชัดว่าเป็นแมสเซ็นเจอร์สำหรับ ส่งเอกสารด่วน เก็บเช็ค วางบิล และรองรับการสั่งงานผ่านระบบ รวมถึงงานองค์กรได้
เปรียบเทียบเชิงคุณภาพ: “แพลตฟอร์มส่งด่วน” vs “แมสเซ็นเจอร์สายบัญชี”
สิ่งที่ผมเห็นบ่อยในหน้างานคือหลายบริษัทพยายามใช้บริการส่งด่วนแบบเรียกทันทีไปทำงานวางบิล–เก็บเช็คทั้งหมด แล้วสุดท้ายกลับมาปวดหัวที่ออฟฟิศ
แพลตฟอร์มส่งด่วน เด่นที่ความเร็วและความยืดหยุ่น เหมาะกับ
-
ส่งเอกสารที่ “ไม่ต้องคุมขั้นตอนหน้างานมาก”
-
ส่งของด่วนเฉพาะกิจ
-
แก้ปัญหาเฉพาะหน้า (ลืมเอกสาร, ต้องส่งเพิ่ม, ต้องรับเอกสารกลับ)
แต่พอเป็น วางบิล/เก็บเช็ค มักเจอปัญหาเดิม ๆ คือ
-
ไม่รู้กติกาหน้างานของคู่ค้า (รับเอกสารกี่โมง, ต้องมีอะไรแนบ)
-
ผู้รับเอกสารตัวจริงไม่อยู่ ต้องกลับมาวิ่งใหม่
-
หลักฐานการส่งมอบไม่ละเอียดพอสำหรับทีมบัญชีเวลาเคลียร์
ส่วน แมสเซ็นเจอร์สายบัญชี/บริการแบบรายเดือน เด่นที่ “กระบวนการและความต่อเนื่อง” เหมาะกับ
-
วางบิลเป็นรอบ มีหลายจุดรับ–ส่ง
-
ต้องตามคู่ค้าและเข้าตามระบบ
-
ต้องการลดงานประสานของทีมบัญชี มากกว่าลดค่าต่อเที่ยว
มุมมองผู้เชี่ยวชาญ: สิ่งที่มือใหม่มักพลาด และสิ่งที่องค์กรให้ความสำคัญจริง
มือใหม่มักพลาด 3 เรื่อง
หนึ่ง: คิดว่าความเสี่ยงอยู่ที่การเดินทาง
จริง ๆ ความเสี่ยงอยู่ที่ “การส่งมอบ” ถ้าไม่มีหลักฐานที่ชัด เอกสารหายครั้งเดียว ต้นทุนเวลาตามเรื่องจะสูงกว่าค่าส่งทั้งเดือน
สอง: ไม่ออกแบบเอกสารประกอบให้พร้อมตั้งแต่ต้น
หลายเคสไปถึงแล้วโดนตีกลับเพราะใบแนบไม่ครบ หรือชื่อผู้รับผิดคน ถ้าคุณทำ “เช็กลิสต์เอกสารตามคู่ค้า” ให้แมสเซ็นเจอร์ถือไปด้วย ความผิดพลาดจะลดลงมาก
สาม: ใช้บริการแบบเดียวกับทุกงาน
งานส่งสัญญา 1 ฉบับ กับงานวางบิล 40 จุด ไม่ควรใช้วิธีเดียวกัน องค์กรที่จัดการดีจะ “แยกประเภทงาน” แล้วใช้ผู้ให้บริการคนละแบบ
แบรนด์/องค์กรระดับพรีเมียมให้ความสำคัญมากกว่า “ราคา”
เขาจะดูว่า
-
ติดตามงานได้ไหม และตรวจสอบย้อนหลังได้แค่ไหน
-
มีคนรับผิดชอบเมื่อเกิดปัญหาหรือไม่
-
ทำงานเป็นระบบจนทีมบัญชีไม่ต้องคอยโทรตามทั้งวันหรือเปล่า
-
ขยายงานได้เมื่อปริมาณเพิ่ม โดยคุณภาพไม่ตก
FAQ คำถามที่คนค้นหาจริง (และควรถามให้ลึก)
1) ส่งเอกสารสำคัญควรเลือกแบบ “ให้เซ็นรับ” ทุกครั้งไหม?
ถ้าเอกสารมีผลทางบัญชี/กฎหมาย ควรมีหลักฐานการส่งมอบเสมอ ไม่จำเป็นต้องเป็นพิธีการมาก แต่ควรระบุ “ใครรับ–เวลา–สถานที่–หลักฐานประกอบ” ให้ตามย้อนกลับได้ เพราะเวลามีข้อโต้แย้ง คู่ค้ามักไม่ได้จำรายละเอียด แต่ระบบหลักฐานจะช่วยคุณปิดประเด็นเร็ว
2) งานวางบิล ทำไมถึงส่งแล้ว “ยังไม่จบงาน”?
เพราะวางบิลไม่ใช่การส่งของ แต่คือการเข้าไปทำตามกระบวนการของคู่ค้า เช่น รับเอกสารเป็นรอบ ต้องตรวจเอกสารหน้าเคาน์เตอร์ ต้องเข้าคิว ต้องแก้ไขบางจุดก่อนรับ เรื่องพวกนี้ทำให้ “ประสบการณ์หน้างาน” สำคัญกว่าความเร็ว
3) เก็บเช็คมีความเสี่ยงอะไรที่คนมองข้าม?
ไม่ใช่แค่หายหรือโดนขโมย แต่คือ “รับมาแล้วตรวจไม่ทัน” เช่น เช็คลงวันที่ผิด สั่งจ่ายผิดชื่อ ขีดคร่อมไม่ถูก หรือแนบใบรับเช็คไม่ครบ พอกลับมาถึงออฟฟิศแล้วค่อยเห็น เท่ากับต้องเสียรอบและเสียความน่าเชื่อถือกับคู่ค้า
4) ควรใช้แมสเซ็นเจอร์รายเดือนเมื่อไหร่?
ถ้าคุณเริ่มมี “งานประจำที่คาดการณ์ได้” เช่น วางบิลทุกสัปดาห์หลายจุด หรือมีงานธนาคาร/หน่วยงานที่ต้องไปเป็นประจำ รายเดือนมักทำให้ทีมบัญชีมีจังหวะงานนิ่งขึ้น เพราะคนวิ่งงานรู้ระบบและลดการสื่อสารซ้ำ
5) ถ้าต้องใช้แพลตฟอร์มส่งด่วนกับงานวางบิล/เก็บเช็ค ควรทำอย่างไรให้ปลอดภัยขึ้น?
ให้ทำ 3 อย่าง:
(1) เขียน “คำสั่งงาน” ให้ชัดเจนเป็นข้อความเดียว ไม่กระจายหลายแชต
(2) ระบุชื่อผู้รับ/จุดรับ/เวลารับเอกสารของคู่ค้าให้ครบ
(3) กำหนดหลักฐานกลับมา เช่น รูปเอกสารที่เซ็นรับ/ใบรับเช็ค/ชื่อผู้รับชัด ๆ แล้วเก็บเป็นระบบทันที ไม่ปล่อยให้ค้างในโทรศัพท์ใครคนหนึ่ง
6) จะรู้ได้อย่างไรว่าผู้ให้บริการเหมาะกับงาน “ส่งเอกสารวางบิล เจ้าไหนดี” ของเรา?
ให้ลองเริ่มจากคำถามนี้:
-
ถ้าวันหนึ่งเอกสารหาย คุณ “พิสูจน์เส้นทางเอกสาร” ได้ไหม
-
ถ้าคู่ค้าบอกว่าไม่ได้รับ คุณ “มีหลักฐานที่เขายอมรับ” หรือไม่
-
ถ้าต้องเปลี่ยนเส้นทางกะทันหัน ผู้ให้บริการ “รับมือได้แค่ไหน”
คำตอบ 3 ข้อนี้จะบอกคุณได้มากกว่าการเทียบราคา
บทสรุป
คำถามว่า “ส่งเอกสารสำคัญ วางบิล เก็บเช็ค เจ้าไหนดี” ไม่มีคำตอบแบบเดียวสำหรับทุกบริษัท เพราะงานนี้ไม่ใช่การขนส่งอย่างเดียว แต่เป็นการคุมความเสี่ยงและคุมกระบวนการ
ถ้าคุณต้องการความเร็ว งานเฉพาะกิจ และจัดการง่ายในเมือง แพลตฟอร์มส่งด่วนอาจพอเหมาะ
แต่ถ้างานของคุณผูกกับรอบวางบิล ความสัมพันธ์กับคู่ค้า และความเสี่ยงทางการเงิน บริการแมสเซ็นเจอร์สายบัญชีที่มีระบบและความต่อเนื่องจะทำให้ “งานจบจริง” มากกว่า
สุดท้าย การเลือกที่ดีคือเลือกให้ตรงประเภทงาน แล้วออกแบบวิธีทำงานร่วมกันให้ชัด—เมื่อกระบวนการชัด คุณจะไม่ต้องพึ่งดวงกับคำว่า “คนขับเก่ง” อีกต่อไป
